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行政書士登録申請での事務所調査!事務所レイアウト、看板表札、対応方法について

行政書士事務所調査

行政書士が各都道府県行政書士会へ登録申請をすると事務所の調査がされます。事務所調査は、調査員との面談や事務所の視察が行われます。

行政書士事務所の設置は、行政書士登録で必要な要件であり、悩む部分です。

この記事では、事務所調査を万全の態勢で臨めるように、注意点とポイントを紹介します。

事務所の調査があるかの確認

行政書士登録をするには、行政書士事務所を管轄する都道府県行政書士会に登録申請をします。

都道府県行政書士会により事務所の調査の有無や、事務所の要件が変わってきます。まずは、都道府県行政書士会のホームページを確認し、事務所の調査があるか確認しましょう。ホームページを見てもわからない場合は、都道府県行政書士会に電話をして聞いてみましょう。

参考までに、東京都行政書士会は、事務所の調査がありません。現状、事務所の写真を提出することで対応しています。埼玉県行政書士会では、事務所の調査があります。調査員は、事務所所在地管轄の支部長が調査にきます。

事務所のレイアウト

行政書士事務所で必要な物を設置するようにします。机、イス、応接セット、複合機、パソコン、電話、保管庫があれば十分です。なお、電話については、登録申請時に固定電話を出している場合は、固定電話機があったほうがいいでしょう。

レイアウトとしては、執務スペース、応接スペースに分け、それぞれに備品を設置します。

この基本を押さえてレイアウトを決めます。参考までに、以下のようなレイアウトが考えられます。

応接スペースは、相談者が座るので、業務に関係のある書類やパソコンの画面は見えないように工夫をしましょう。理由は、行政書士に守秘義務があるからです。

対策としては、相談者が座る位置を工夫する、パーテーションで区切ることが考えられます。部屋が2つある場合は、執務室と応接室を分けるといいですね。

看板や表札はどうしたらいい

行政書士事務所は表札を掲げることが義務付けられています(行政書士法2条の14)。

しかし、行政書士登録前は行政書士ではないため、行政書士事務所の表札や看板を掲げることはできません。行政書士と名乗ることができるのは、行政書士登録している人のみです(行政書士法19条の2)。

そのため、事務所調査段階では行政書士事務所の表札を掲げていなくても問題ありません。

集合住宅でも、ドアやポストへ表札を掲げることが必要となります。行政書士登録後は、行政書士会から定期的に郵便物が送られてきます。その際に事務所の表札が掲げられていないことで、郵便が返送されると、事務所の実態がないと思われ、事務所の実態を調査される可能性があります。

テプラーやラベルライターでも作成してもいいと思います。

こだわる方は、表札製作の会社へ外注します。YahooやAmazonで、行政書士のバッジデザインを用いた表札もあります。お客様が事務所に訪問された際に、しっかりした表札があることは信用につながるので、こだわるのもいいと思います。


行政書士事務所表札イメージ

他の事業者と一緒に事務所を利用する場合の注意点

他の行政書士、士業、会社と一緒に事務所を利用する場合は、①自身の執務スペースがどこか、②共用スペースはどこか、③守秘義務を守れるのかを注意します。

ちなみに、他の行政書士と一緒の事務所を「共同事務所」、他士業者(税理士、弁護士、司法書士など)と一緒の事務所を「合同事務所」といいます。自身がダブルライセンスの場合は、合同事務所となります。

士業者はそれぞれが守秘義務を負っています。そのため、お互いの独立性を保つように事務所を作ります。ただ、独立性の判断は、各都道府県行政書士会により異なります。

置型のパーテーションで区切るだけでよい行政書士会や、天井まであるパーテーションでないと認めないという行政書士会もあるようです。ただし、共同事務所(行政書士同士の事務所)は、行政書士同士ということでこの独立性の審査が緩くなる印象です。

士業者以外の会社と同居する場合は、審査が厳しくなると思ってください。特に、その会社が許認可を取得している場合です。調査員は行政書士であることがほとんどです。そのため、その許認可に詳しい可能性があります。

例えば、建設業者や宅建業者(不動産屋)ですが、建設業許可や宅地建物取引業免許にも事務所の独立性の要件があります。つまり、行政書士事務所登録したら、建設業許可の事務所要件を満たさない。となるのは絶対に避けなければなりません。

自宅兼事務所の注意点

自宅兼事務所は、自宅部分と事務所部分を明確に分けなければなりません。本来でしたら、自宅と事務所の玄関が違うのがベストですが、そのような人は多くないと思います。

玄関が一つの場合は、事務所の部屋まで行く際の導線に注意しましょう。事務所の部屋まで行く際に、生活しているものが目に入らないよう工夫すれば、問題ないです。どうしても、目に入るようでしたら、カーテンをつけたり、パーテーションを設置したりして工夫しましょう。

ワンルームの場合は、寝るスペースと執務スペースを分けるようにします。もし、部屋の半分がベットになっているという場合は、折り畳み式のベットにしたり、布団にしたり、執務スペースと応接スペースを確保するようにします。

調査の連絡

埼玉県行政書士会の場合は、登録申請後、登録予定の事務所所在地を管轄する支部の支部長から電話がきます。

支部長と日程を調整し、事務所調査が実施されます。アポなしで来ることはありません。支部長は基本的にお忙しいので、支部長の日程に合わせると、調査日の確定がしやすいです。

支部長は、行政書士登録後も関わりを持つことになりますので、丁寧に応対するようにしましょう。

なお、支部長がお車でお越しになる場合は、事務所に駐車スペースがあるか伝えてあげると喜ばれると思います。こうした気遣いが大切です。

調査当日

調査当日は、事務所を掃除し、きれいな状態で支部長をお迎えします。支部長が道に迷われていることも想定して、電話にはいつでも出れるようにしておきましょう。

支部長が到着されたら、応接スペースへご案内します。席にお座りになったらお茶をお出しします。事務所調査はそう長くないので、ペットボトルのお茶をお渡しするのもいいと思います。忙しい時間の合間に来ていただいているという感謝の気持ちをもって応対するようにしましょう。

まずは簡単にヒアリングが行われます。取扱業務についても聞かれますので答えられるように準備しておきましょう。特に決まっていないという場合は、「遺言相続や許認可申請を行う予定です。」と答えておけば問題ないと思います。この時に、法律相談を行いますと言わないようにしましょう。「あー行政書士の扱える業務を理解してないな。」と思われるか、その場で行政書士業務ではない旨、指摘を受けると思います。

ヒアリング後はいよいよ、レイアウトの調査となります。行政書士登録申請で提出した事務所平面図を基にチェックされます。提出した平面図のレイアウトと一緒の状態にしておきましょう。平面図に記載のない備品が追加されていても特に問題ありません。

事務所調査終了後は、支部長から当道府県行政書士会へ調査報告がされ、その後無事に行政書士登録となります。

ポイントまとめ

最後にポイントをまとめます。

  • 執務スペースと応接スペースを作る
  • 提出した平面図のレイアウトと同じにする
  • 独立性を考慮する
  • (自宅兼事務所の場合)生活空間と事務所空間を分ける
  • 事務所の表札は掲げてはいけない
  • 調査員(支部長など)には丁寧に応対する

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