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行政書士事務所の開業挨拶の文例を紹介!挨拶状の書き方のポイントと送る相手について

手紙の封筒

「挨拶状」とは、新しく事業を立ち上げたことを知らせる手紙です。皆さんが行政書士試験に合格し、いよいよ事務所を構えて開業した際に、知り合い宛に送った方も多いのではないでしょうか?

この記事では、媒体は何にするか、記載する内容はどうするか、どのように書けば、印象に残りやすいのかなど、挨拶状の書き方のポイントについてお伝えします。また、印刷するサービスも紹介します。ぜひ受け取る側になったつもりで、ベストな挨拶状を作成していただければと思います。

挨拶状の書き方のポイント

(1)媒体は葉書か封書か、それとも?

私も高校時代の友人から「税理士事務所」を開業したという手紙をいただいたことがあります。そのことがきっかけで、今でもお互いにお客様を紹介しあっています。彼の場合は、葉書でした。

葉書のメリットは、手に取ったら、否が応でもメッセージが目に留まるということ、そして何よりリーズナブルかつファストであることです。

一方で、丁寧に挨拶状に封をして送ってくださった方もいました。封書のメリットは、受け取った側が、丁重に扱われていると感じることです。その方の達筆な宛名書きは、封を切るのも慎重にさせます。

(2)何を記載するか?

挨拶状は、新しくビジネスを始めたことを知ってもらうためのものです。行政書士事務所を開業した際に、例えば知り合いの企業の社長に送るとしましょう。ただ、その社長には、他の行政書士からも挨拶状が届いていました。あなたの挨拶状が、もう一通の挨拶状よりも記憶に残るとしたら、それはどのような内容でしょうか?

実際に、あなたが社長になったつもりで考えてみてください。

送る相手

まず住所を知らなければ送れません。住所を知る第一のツールは、前職時代、あるいは開業準備中にて交換した名刺でしょうか。

SNSが発展している時代、割と簡単に、小学校、中学校、高校、大学時代の同級生とつながることができます。特に実名登録が基本のFacebookは、営業ツールとして利用することができます。一度繋がって、メッセージで簡単な挨拶をして、もし、挨拶状を送りたいのであれば、送り先を直接聞いてもいいのかもしれません。

印刷方法

まだまだ紙での提出が多い行政書士業務では、プリンタは必需品です。以前は、パソコン用のソフトウェアをCD-ROMで購入して、インストールして・・・とやっていましたが、今では、パッケージを買うということも少なくなってきているのではないでしょうか?

事務所のネットワークに無線で接続できるタイプであれば、スマートフォンやタブレットからでも作成することができます。

iPhoneやiPadなど、 Appleユーザーであれば、App Storeで「挨拶状」と検索してみてください。おすすめは「つむぐポストカード」です。デザインをテンプレートから作成できることはもちろん、完成したものをそのまま印刷に発注できるという優れもの。

パソコンから注文できるサービスはいくつかありますが、やはり、印刷会社が提供しているサービスは、先のように、印刷まで一貫してできますので便利です。例えば、挨拶状ドットコムラクスルなど。

文例

独立開業の場合を例にとって見てみましょう。

①頭語(とうご)・結語(けつご)・結びの挨拶

頭語とは、手紙の最初に書く、「挨拶」の挨拶です。頭語(こんにちは)から始まり、結語(さようなら)で文書は閉じられますが、この頭語と結語は、組み合わせのルールがあります。

例えば、「拝啓」と「敬具」(汎用的)、「謹啓」と「謹白」(特に目上の方への丁寧なもの)、「急白」と「不一」(かなり急いでいる内容)、「前略」と「草々」(時候の挨拶+「日頃は格別のお引き立てを賜る深く感謝いたします」など文章=前文を省略するとき)などです。

結びの挨拶とは、「まずは略儀ながら、書中をもってご挨拶申し上げます」など、結語の前に来る”決まり文句”です。

②時候(じこう)の挨拶

手紙の全文に当たる部分です。頭語の後に続く言葉で、四季豊かな日本ならではの表現と言えるでしょう。例えば、本記事を執筆している2月は、「立春の候、◯◯様におかれましては、益々ご健勝のこととお喜び申し上げます」など。時候の挨拶には、上旬・中旬・下旬とそれぞれ適切な挨拶があります。

私としては、この時候の挨拶で、その後に続く内容の読み方が良くも悪くも変わると思っています。立春の候、と始めると、なんだか、少し暖かな気分でゆったりと読み始められるのではないでしょうか?同じ時期の時候の挨拶には、「晩冬の候」や「余寒の候」などがあります。なんだか、挨拶状自体がひんやりしているように感じませんか?

③本文

一般的な開業の文例は、「このたび、◯◯年間勤務いたしました、株式会社◯◯を円満退社し、下記の通り独立開業いたすこととなりました。在職中は、公私にわたり格別のご高配賜りましたこと暑く御礼申し上げます。今後とも一層のご指導、お引き立てを賜りますよう何卒よろしくお願い申し上げます」云々。

シンプルですが、機械的すぎるかも知れません。ましてやただのプリントだけだと尚更です。

ご存知のとおり、行政書士業務は、多岐に渡ります。また、「行政書士事務所」と書かれていたところで、受け取った会社としては、どのように繋がることができるのか、明確なイメージを持てるとは限りません。そこで、少なくとも、自分の興味のある業務のキーワードを入れておいても良いでしょう。

取扱業務が決まっているときの文例

「このたび・・・岡嶋行政書士事務所を開業いたしました。前職で担当しておりました海外貿易業務の知識及び海外の人脈を活かし、外国人の方の在留資格の申請をメイン業務として皆様のお力になれれば幸いでございます。。外国人の方を雇用する際に行う出入国在留管理局での手続は非常に煩雑ですので、お困りごとがございましたら、是非ともお声がけくださいませ・・・」

取扱業務がきまっていないときの文例

「このたび・・・◯◯事務所を立ち上げました。行政書士業務の中核である、建設業・運送業・古物商・飲食店営業そのほか各種許認可の取得サポート、外国人雇用の際の、在留資格手続サポート、遺言相続サポートを行い、皆様の事業発展のお力になれましたら幸甚でございます・・・

まとめ

デジタル化が進んだ現代ですが、年賀状とは異なり、挨拶状はたった一度の節目に送るものです。

今まで一旦途切れてしまった縁を復活させるための切り札とも言える挨拶状、送る数もいっぺんに送るのではなく、一つ一つ丁寧に作成することを心がけましょう。全てを手書きにせずとも、宛名だけは手書きにしたり、あるいは、一文手書きのメッセージを添えるという原始的な方法が、案外、人の心を動かすのかも知れません。

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